Methodik Benchmarking

01 Kostenerfassung IT-Services & Cloud Services

Für die späteren finanziellen Betrachtungen ist es notwendig, die Ausgangslage hinsichtlich Kosten sauber zu erfassen und in marktüblichen Servicegruppen zu strukturieren. Für die Kosten interner Leistungserbringung setzen wir auf vorhandenen Originalreports aus dem Controlling bzw. aus der Finanzbuchhaltung auf und entwickeln einen Base Case. Bei bestehenden Verträgen mit externen Leistungserbringern dienen deren Rechnungen der letzten 12 Monate als Basis.

02 Mengengerüst-Erhebung

In einem zweiten Schritt wird das Mengengerüst der jeweiligen Services erhoben. Je nach Service sind dazu spezifische Ausprägungen und Merkmale relevant (z.B. Klassen von Endgeräten, Betriebssystem und Technologie virtueller Maschinen).

03 Marktpreisvergleich

Beim Marktpreisvergleich erfolgt die Gegenüberstellung von Ist-Kosten und Marktpreisen in der Granularität der jeweiligen Services. Quelle der Marktpreise sind endverhandelte Servicepreise aus kürzlich abgeschlossenen Verträgen von Kunden mit vergleichbaren Rahmenbedingungen.

04 Normalisierung

Im Rahmen der Normalisierung werden Unterschiede hinsichtlich Service Levels oder Mengengerüst innerhalb der Vergleichsgruppe (Peer Group) durch Preisabschläge oder -zuschläge ausgeglichen. Die Werte vor und nach der Normalisierung werden transparent ausgewiesen.

05 Individualisierung (individuelles Benchmarking)

Ist der Leistungsschnitt zwischen Kunde und Provider nicht marktüblich oder benötigt der Kunde zusätzliche Auswertungsformate, welche über den Reportingumfang des Standard Services Benchmarkings hinaus gehen, wird eine Individualisierung des Benchmarking-Modells durchgeführt. Zu dessen Erarbeitung werden zwei zusätzliche Workshops durchgeführt.

06 Benchmarking Ergebnis & Empfehlung

Das Ergebnisdokument eines Benchmarking-Projekts besteht im Minimum in einer Management Präsentation. Diese enthält eine Zusammenfassung der Ergebnisse aus den oben aufgeführten Teilschritten sowie eine Interpretation dieser Ergebnisse inklusive Handlungsempfehlungen. Optional wird ein ausformuliertes Dokument erstellt, das die Herleitung der Ergebnisse (Benchmarking Methodik) und die Handlungsempfehlungen vertieft erläutert.